Resiko Pengendalian Dokumen & Catatan,….

Apapun sistem manajemen yang diterapkan perusahaan, bukti implementasi kegiatan kerja menjadi taruhannya. Begitu banyak kendala yang dihadapi perusahaan ketika pengelolaan informasi terdokumentasi tersebut masih dominan bersifat manual dan belum terkelola dengan sistem manajemen dan sistem aplikasi khusus (document & record system).

Termasuk didalamnya, bagaimana mengelola bukti hasil kerja/ rekaman/ records yang terus secara dinamis berkembang memenuhi rak demi rak penyimpanan. Permasalahan Life Cyle of Records atau daur hidup arsip baik berupa dokumen, rekaman/ records maupun informasi terdokumentasi lainnya juga menjadi sangat penting untuk segera diatasi, baik berupa:

  • Hilangnya/ rusaknya dokumen;
  • Ketergantungan pada karyawan yang bertugas mengurus dokumen;
  • Terbatasnya ruangan arsip;
  • Borosnya kertas karena proses penggandaan untuk tujuan back-up, dll.
  • Termasuk, lamanya waktu pencarian data/ dokumen, bila tidak memanfaatkan aplikasi/ software.

Pengendalian Catatan/ Rekaman/ Record merupakan aktivitas yang rutin dilakukan karena sebagai bukti hasil kerja yang harus dipertanggung-jawabkan termasuk untuk keperluan audit internal, audit eksternal, audit dari pelanggan/ buyer, dll. Penggunaan aplikasi bisa memudahkan anda saat melakukan pengelolaan catatan tersebut.

Saatnya permudah pengendalian dan pengelolaan dokumen dan catatan di perusahaan anda,…

Lalu, bagaimana memulainya,….?

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.